Ивент

Ивент-индустрия развивается в быстром темпе, и менеджеры вынуждены постоянно подстраиваться под новые тренды. К таковым относятся, например, ивенты в виртуальной реальности и экофрендли-праздники. Из-за противоковидных мер компаниям и вовсе пришлось переосмыслить подход к организации подобного рода мероприятий.

Рассказываем, что такое ивенты и почему бренды уделяют им столько внимания.

Что такое ивент и зачем он нужен

«Event» в переводе с английского — «событие». Ивентом называют любое публичное мероприятие, которое организовано в маркетинговых целях — например для расширения клиентской базы, повышения узнаваемости бренда, привлечения внимания потребителей к новым продуктам и услугам.

В России ивент-маркетинг начал развиваться в конце прошлого века, когда рынок пополнился зарубежными брендами. На этом фоне отечественные рекламные компании стали активно осваивать культуру организации мероприятий для продвижения новинок. В начале двухтысячных число организаций, которые профессионально выполняли подготовку ивентов, исчислялось десятками.

Виды мероприятий

Для каждого случая найдется свой вид ивента. Выбор зависит от специфики продвигаемого продукта, имиджа компании, целей мероприятия и особенностей ЦА.

Если не знаете, какой в каком формате организовать ивент, рассмотрите следующие варианты:

Конференция. Подойдет для официальных случаев. Например, если вы планируете презентовать инновационную технологию, формат вечеринки будет не совсем уместен. Обстановка должна располагать к обсуждению планов и перспектив, и желательно, чтобы это происходило в присутствии прессы.

Семинар или мастер-класс. Это выгодный формат, например, для коучей или авторов обучающих курсов. Прямой контакт с целевой аудиторией поможет установить доверительные отношения и наглядно продемонстрировать свои навыки.
Корпоративное мероприятие. Это закрытый формат ивента. На таких встречах обычно присутствуют только владелец бизнеса, сотрудники компании, партнеры и инвесторы, ключевые заказчики. Иногда допустимо, чтобы сотрудники приходили на мероприятие вместе со своими супругами. Других посторонних лиц не предполагается.
Деловая встреча. Это ивент для небольшого круга лиц, заинтересованных в продвижении продукта. Такое мероприятие — еще более официальное, чем конференция. Целью деловой встречи может стать, например, привлечение дополнительных спонсоров к финансированию проекта.

Церемония. По завершении работы над проектом крупные компании организуют масштабные торжества, на которых вручают награды ключевым участникам рабочей команды. Такой формат часто используют глянцевые издания.
Презентация. Перед появлением музыкального альбома, книги или запуском продаж нового продукта организуют ивент, чтобы его выгодно представить. Это важная часть пресейла. На такие мероприятия приглашают представителей официальных СМИ, а также популярных блогеров и звезд, которые могут обеспечить продажи новинки, рассказав о ней в сторис.
VIP-мероприятие. Такого рода встречи организуют, чтобы подчеркнуть элитарность продукта или бренда. Каждый гость получает именное приглашение на ивент лично в руки.

Люксовые бренды нередко добавляют к конверту с пригласительным приятный подарок — например производители косметики присылают бьюти-блогерам стильные боксы со своими продуктами.

Это часто способствует продвижению, потому что обычно еще до мероприятия инфлюенсер может показать своей аудитории распаковку презента в ролике на YouTube-канале или в сторис.

Виртуальное событие. Это один из передовых форматов, который особенно востребован в сфере IT и фэшн-индустрии. Во время пандемии все мероприятия вынужденно перешли из офлайна в онлайн, поэтому такие ивенты стали делать часто.
Выставка. Демонстрацию продукта можно организовать в VR (виртуальной реальности) и традиционном офлайн-формате. На выставке потенциальные покупатели и партнеры могут познакомиться с визуальной концепцией бренда, протестировать новинки и узнать о неочевидных преимуществах знакомых продуктов.
Промоакция. Ивенты для потребителей проводят в ТРЦ и других общественных местах, чтобы привлечь как можно больше внимания аудитории.

Как организовать ивент

Подготовкой мероприятия и его проведением занимается ивент-менеджер, который отвечает за:

выбор и подготовку локации;
составление развлекательной программы;
поиск дополнительных специалистов (декораторов, фотографов, видеографов, музыкантов, поваров, официантов и прочих);
составление списка гостей;
оформление и рассылку пригласительных;
взаимодействие с прессой.

План инвента составляют задолго до даты его проведения. Продумайте все до малейших деталей, чтобы не переплачивать за срочные переделки.

Мы подготовили список универсальных несложных рекомендаций, которые компании полезно взять на вооружение при подготовке к ивенту:

Определите цель мероприятия. От нее зависят формат, круг участников, бюджет и результат.
Составьте подробный план подготовки. Продумайте все — от декораций до сбора обратной связи от гостей после ивента.
Предусмотрите все расходы — даже мельчайшие.
Распределите задачи по подготовке к мероприятию между сотрудниками. Например, назначьте спикером продакт-менеджера и поручите ему подготовить текст, а отдел маркетинга пусть разрабатывает концепцию оформления.
Сообщите о предстоящем ивенте всем заинтересованным лицам заранее. Это особенно важно, если вы задумали устроить тематическую вечеринку — гости должны успеть придумать образы и найти наряды.
Обеспечьте качественный сервис. Не экономьте на обслуживании гостей во время ивента — от этого зависит имидж вашей компании.
Перед самым началом мероприятия проверьте готовность площадки, исправность аппаратуры и наличие у спикеров текстов.
Получите фидбек. Попросите гостей мероприятия через пару дней оставить отзывы. За это время у них уже оформится впечатление. Можно предложить заполнить небольшую анкету или оценить качество мероприятия по 10-балльной шкале. Результаты опроса позволят проанализировать ошибки и не допускать их в будущем.

Заключение

Ивент — это онлайн или офлайн-мероприятие, которое проводят в маркетинговых целях.
Формат события зависит от поставленных задач, особенностей ЦА, специфики продукта, а также размера бюджета. Существует множество видов ивентов: церемония, конференция, выставка, семинар, корпоратив и прочие, — выбирайте формат сообразно случаю.
Организацией ивентов занимается event-менеджер. Он продумывает концепцию и программу мероприятия, подбирает локацию, ищет специалистов, рассылает пригласительные.
План ивента составляют задолго до даты его проведения, чтобы мероприятие прошло гладко и не возникли дополнительные крупные расходы.
Ивенты в виртуальной реальности — относительно новый формат таких мероприятий, который стал популярным во время пандемии. С одной стороны, это удобно, потому что отпадает необходимость искать и оплачивать локацию, оформлять стенд. С другой, ивенты на виртуальных платформах в большинстве случаев обходятся намного дороже офлайн-мероприятий за счет использования VR-технологий.